Kuidas vältida sisekommunikatsiooni vigu?

Suhtlus ettevõtte sees toimub ka plaani ja eesmärgita, kuid sisekommunikatsioon vajab kindlat kava ja teadete kordamist. Hea on läbi mõelda veel mõningad asjad, mis lõpuks polegi pisiasjad, kirjutab 29. veebruari Äripäev kuidas-rubriigis.

Eesti tööandjad pööravad aina enam tähelepanu sisekommunikatsioonile. Olen töötanud kommunikatsioonivaldkonnas rohkem kui 15 aastat ja mäletan aegu, kui sisekommunikatsiooni panustavaid ettevõtteid võis üles lugeda kahe käe sõrmedel.

Nüüdseks on pilt oluliselt muutunud ja sisekommunikatsiooni kasu mõistavad nii väike- kui ka suurettevõtted. Olles ühel või teisel moel kokku puutunud enam kui paarikümne Eesti organisatsiooni sisekommunikatsiooniga, olen tähele pannud korduma kippuvaid vigu. Neist kuus on kõige olulisemad, millele tasub igas ettevõttes teravdatud tähelepanu pöörata.

Puudub süsteemsus ja järjepidevus

Sageli toimub kogu organisatsiooni infoedastus töö käigus, jooksvalt, ja lähtub juhtunud sündmustest – kommunikeeritakse siis, kui tundub, et nüüd võiks. Kuid nii nagu plaanitakse ettevõtte tegevust, tuleb kavandada ka sisekommunikatsiooni, ja siin on oluline teadvustada kahte asja. Esiteks, et sõnumeid tuleb edastada järjepidevalt, süsteemselt ja silmas pidades laiemat eesmärki. Kui sisekommunikatsioon on järjepidev ja lähtub kindlast kavast, kujuneb töötajatel harjumus infot vastu võtta ja anda juhtidele ka tagasisidet.

Teiseks, et kommunikatsioon on kordus – nii aidatakse sõnumitel kohale jõuda ja kinnistuda.

Sõnumid on juhuslikud, puuduvad fookussõnumid

Sõnumid peavad olema ettevõtte eesmärkide ja strateegia teenistuses ning see saavutatakse vaid süsteemsuse ja kokku lepitud fookussõnumite kaudu.

Kui infot edastada, tuleb enne läbi mõelda, mida ühe või teise teabega öelda soovitakse – viga on lihtsalt teadaandmine. Iga sündmus või sõnum toetab või, vastupidi, ei toeta ettevõtte strateegia elluviimist, ent jättes sõnumid juhuslikuks, tekitatakse töötajates rohkem segadust, kui aidatakse mõista, mida neilt oodatakse ja mis on ettevõttele oluline.

Sõnumid ja nende edastamise kanalid lähtuvad info edastaja loogikast 

On väga inimlik alustada küsimusest "Mida mina juhina tahan oma töötajatele öelda?”. See on kohane küsimus, kuid viga tehakse sellega, et edasi ei küsita, mis selle sõnumi valguses on töötajatele oluline, kuidas jõuab see nendeni parimal moel, mis on töötajate taust, nende senised teadmised ja hirmud sel teemal ning millised on nende küsimused, millele saaks kommunikatsiooniga vastata juba ennetavalt?

Igal sõnumiedastusel on eesmärk, olgu see mõne muudatuse selgitamine, töötajate käitumise või suhtumise suunamine, teadlikkuse parandamine vms. Et seda eesmärki täita, on vaja mõista sihtrühma ja edastada sõnum sihtrühmale arusaadaval moel.

Sama kehtib ka selliste sisekanalite loomise puhul nagu siseveeb, -leht, -raadio või infostend.

Sisekanalid ei toeta infoedastust

Sisekanalid jäetakse sageli vajaliku tähelepanuta. Süsteemne ja strateegilisi eesmärke toetav sisekommunikatsioon küll luuakse, kuid kanalid, mis seda toetaksid, jäetakse kas loomata või arendamata ja ajakohastamata. See tähendab, et siseveeb on ajast ja arust ning keerulise struktuuriga.

Ent oluline on luua arusaadava struktuuriga keskkond, kust töötajad leiavad neile olulise info kiirelt ja suurema vaevata. Siseveeb peab olema töötajatele arusaadav, mõistetava keelekasutusega ja neile vastuvõetav. Pole tähtis, mis osakond või üksus millise info eest vastutab, oluline on teave struktureerida nii, et töötajad leiaksid ühesugused teemad ühest kohast.

Kogu infoedastus toimub e-kirjade vahendusel. Ja ei mõelda üldse sellele, kuidas jõuda nende töötajateni, kes iga päev arvutit ei kasuta.

Väga lihtsate vahendite ja väikeste investeeringutega on võimalik luua kättesaadavad ning töötajate vajadusi arvestavad kanalid, alustades kõige lihtsamast teavitusviisist e-kirjaga ja lõpetades nüüdisaegse äpiga. Millised need kanalid just olla võiksid, sõltub iga ettevõtte vajadustest ja võimalustest.

Juhid ei ole sisekommunikatsiooni kaasatud 

Sageli jäetakse sisekommunikatsioon vaid selle koordineerimise eest vastutava inimese hooleks, kuid on väga oluline, et juhid oleksid sisekommunikatsiooni kaasatud mitte üksnes toetajate, vaid ka aktiivsete kõneisikute ja liidritena.

Sõnumid võivad ju olla läbi mõeldud ja kooskõlas ettevõtte strateegiliste eesmärkidega, ent kui sõnumid edastatakse töötajatele anonüümselt või seda teeb vaid personalijuht, on sõnumil hoopis teine tähendus ja mõju kui siis, kui sama sõnum tuleb (ka) juhilt.

Õnneks on vähe olukordi, kus juhid sisekommunikatsioonile vastu töötavad. Juht võib näiteks öelda, et mul on vaja tööd teha, pole siin aega kommunikeerida. Või lausa räägib oma meeskonnas, et no ega see meie siseveeb sisalda ju midagi asjalikku, mõni ime, et info ei liigu.

Juhid on eestvedajad ja kogu organisatsiooni suhtumise kujundajad. Soovides luua edukat sisekommunikatsiooni, on oluline juhid kaasata ja nende vastutus kokku leppida.

 

Tegelikkust ilustatakse

Üsna sageli juhtub, et ebameeldivate teemade puhul ei julgeta probleeme tunnistada ega neist rääkida. Lisaks kardetakse, et kui sisekanalites räägitakse asjadest ausalt, võib see info majast välja lekkida.

Jah, nii võibki juhtuda, näiteks ettevõttes, kus puudub sisemine meie-tunne või lojaalsus ettevõttele. Sel juhul aga pole oluline, kas juhtumit kajastasid sisekanalid või liikus info kohvinurgas. Samas saab lojaalsust ja meie-tunnet kujundada just ausa ja avatud sisekommunikatsiooni kaudu – usaldades töötajaid, usaldavad töötajad ka ettevõtet.

Muidugi pole vaja lahata iga sündmuse kõiki detaile, süüdlasi otsida ja näpuga näidata, kuid aus sisesuhtlus ja probleemide tunnistamine on olulised. Töötajad teavad ju niikuinii, kuidas lood tegelikult on, nemad puutuvad vahetult kokku kõigega. Kui nende vahetu kogemus läheb vastuollu sellega, mida jagab ettevõtte sisekommunikatsioon, kaotavad nad usalduse ettevõtte suhtes.

Esitatud kuus soovitust on väga üldised, kuid annavad edasi kõige tähtsamad aspektid – mida ja kuidas täpsemalt, see sõltub iga ettevõtte eripärast ja vajadustest.

Asudes oma ettevõtte sisekommunikatsiooni arendama, tasub kõigepealt läbi mõelda ja kindlaks teha, millised on täpsed ootused ja puudujäägid, aga ka see, mis on just praegu hästi. Lisaks küsida nii töötajate kui ka juhtide arvamusi ja ootuseid – nii saab olukorrast ja edasistest võimalustest tervikpildi.

Sammhaaval on võimalik alustada ka varasema uuringuta. Samuti pole vaja kõike teha ühekorraga, kui sellest jõud üle ei käi. Nagu ütles õpetaja Laur Tootsile: "Kui tervet rehkendust ei jõua, tee pool”. Oluline on alustada ja siis samm-sammult edasi liikuda.

Sisekommunikatsiooni abil peaks midagi sündima

Sisekommunikatsioon loob ettevõtte ja töötaja vahelist suhet. See suhe on oluline, sest sellest sõltub, kas ja kuivõrd pühendunud on töötajad, samuti see, kas ettevõte töötab tervikuna ja kas töötajatest saavad kolleegid.

Sisekommunikatsiooni eesmärk ei ole pelgalt info liikumine, vaid selle tulemusena peaks midagi sündima.

Seetõttu on oluline, et tegu ei oleks pelgalt juhusliku infojagamise, vaid süsteemse ja läbimõeldud sisekommunikatsiooniga.

 

Autor: Margita Tuulik, koolitaja, Callisto Group OÜ partner